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Smartworking e lavoro di team: 4 strategie per gestire al meglio il lavoro da remoto

Con il diffondersi del virus, molte aziende e molti manager hanno chiesto ai collaboratori di svolgere il lavoro da casa. E’ aumentato così il ricorso allo smartworking e alle videoconferenze, ma non tutti si sono adattati facilmente a questo nuovo modo di lavorare.
La minaccia del coronavirus è ancora molto alta e i tempi della ripresa molto incerti e non immediati. Lo smartworking rimarrà quindi una modalità di lavoro necessaria ancora per molte settimane.
Questo articolo propone quattro strategie per aiutare i membri dei team a collaborare in maniera efficace e a rispettare le scadenze.

Rendere ben chiari ruoli e obiettivi

I team che improvvisamente cambiano i propri schemi di lavoro, in particolare passando dal lavoro in ufficio a quello da casa, necessitano che ognuno comprenda bene il proprio ruolo e svolga il proprio compito. Questo decentramento delle attività rappresenta una occasione per assicurarsi che tutti capiscano il proprio ruolo e i propri obiettivi all’interno della funzione aziendale.
E’ anche un’opportunità che le persone hanno di capire quando possono rivolgersi ai loro colleghi piuttosto che al capo, in modo da evitare che quest’ultimo diventi un “collo di bottiglia”. L’aumentare della comunicazione aiuta anche i membri più periferici a essere impegnati e aggiornati. Un evento dirompente come una pandemia può generare nuovi obiettivi aziendali: è quindi importante che il manager li renda chiari a tutti costantemente.

Fare un assestment delle capacità e degli skills

Nelle aziende complesse i collaboratori lavorano spesso con più team e a più progetti contemporaneamente. Per minimizzare l’impatto di un evento inaspettato e dirompente sui progetti avviati o su quelli nuovi, può essere utile mappare le competenze e distribuire opportunamente i task e le responsabilità. L’accumulo di nuovi progetti può spingere i dipendenti in più direzioni, è bene evitare di aggiungere altro stress aspettandosi che gestiscano queste tensioni da soli. Le sensazioni di disconnessione e solitudine dei membri possono minare la produttività: è molto importante che i capi capiscano le difficoltà e assegnino i compiti in base agli skills e alle capacità di ognuno.

Ricordarsi di tutti e programmare aggiornamenti con regolarità

Impostando una cadenza per gli incontri virtuali, sarà più facile cancellarne uno non necessario, piuttosto che aggiungerne uno all’ultimo minuto. Se ci si incontra solo su una base ad hoc, si rischia di escludere le persone dedicate ad attività individuali facendole sentire isolate. E’ importante prevedere anche del tempo per aggiornamenti personali e per fare quattro chiacchiere informali, per mantenere l’empatia e l’affiatamento del team.

Organizzare opportunamente i nuovi ambienti di lavoro

Lavorare da casa può creare distrazioni e malintesi. Più i membri del gruppo conoscono gli ambienti degli altri, meglio possono comprendere il loro comportamento. Questo ha validi fondamenti nella psicologia sociale.
All’inizio del progetto, incoraggia ciascuna persona del team a fare un breve tour virtuale dello spazio di lavoro a casa e a condividere qualche effetto personale. L’obiettivo è far comprendere ai colleghi i vincoli legati al proprio spazio di lavoro. Un collega che vive in città con diversi coinquilini è improbabile abbia uno spazio privato per personale. Fagli sapere che apprezzi l’impegno e che sei disponibile a concedergli orari di lavoro più flessibili in modo che ci siano chiamate quando l’ambiente è più tranquillo.

La pandemia di coronavirus ha stravolte le nostre vite e il nostro modo di lavorare. Attraverso questi accorgimenti, però, potrai rispondere efficacemente all’emergenza e continuare a ottenere risultati in linea con i tuoi obiettivi aziendali. Usa questo tempo come un’opportunità per esplorare nuovi ambienti lavorativi e rivedere vecchi presupposti che potrebbero portare benefici a lungo termine.

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